Auftragsbearbeitungsvertrag

Die Parteien

Verantwortliche (die Organisation)	Name: ______________________________________________ Adresse: ____________________________________________ Vertreten durch: ____________________________________
Auftragsbearbeiter	Valentin Health Software, Einzelunternehmen Andreas Valentin Burgstrasse 2, 5634 Merenschwand, Schweiz info@timea.ai

1. Gegenstand

Der Auftragsbearbeiter stellt der Verantwortlichen die Software Timea bereit und bearbeitet dabei Personendaten in ihrem Auftrag. Dieser Vertrag regelt, unter welchen Bedingungen das geschieht. Er gilt für die Dauer des Nutzungsvertrags.

2. Art, Umfang und Zweck der Bearbeitung

Art: Erheben, Speichern, Ändern, Anzeigen, Auswerten, Bekanntgeben im Rahmen der Abrechnung, Aufbewahren und Löschen.

Zweck: Betrieb der Software für Pflegedokumentation, Planung, Leistungserfassung, Abrechnung und gesetzlich verlangte Statistiken.

Kategorien betroffener Personen: Klientinnen und Klienten der Verantwortlichen, deren Angehörige und Kontaktpersonen, verordnende Ärztinnen und Ärzte, Mitarbeitende der Verantwortlichen.

Kategorien von Personendaten: Stamm- und Kontaktdaten, AHV- und Versichertennummern, Gesundheitsdaten aus Pflegedokumentation, Verordnung, Medikation und Planung, Leistungs- und Abrechnungsdaten, Zugangs- und Protokolldaten. Gesundheitsdaten sind besonders schützenswerte Personendaten nach Art. 5 lit. c DSG.

3. Weisungsgebundenheit

Der Auftragsbearbeiter bearbeitet die Daten nur so, wie es dieser Vertrag, der Nutzungsvertrag oder eine Weisung der Verantwortlichen vorsieht.

Hält er eine Weisung für rechtswidrig, teilt er dies mit und darf ihre Ausführung aussetzen, bis die Verantwortliche sie bestätigt.

Er verwendet die Daten nicht für eigene Zwecke, gibt sie nicht weiter und nutzt sie nicht zur Entwicklung oder zum Training von KI-Modellen.

4. Vertraulichkeit

Der Auftragsbearbeiter hält die Daten vertraulich, auch nach Vertragsende. Personen, die in seinem Auftrag Zugang erhalten, werden vorgängig zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Ein Zugriff auf Daten der Verantwortlichen erfolgt nur auf deren Anfrage im Einzelfall, etwa zur Fehlersuche, und wird festgehalten.

5. Datensicherheit

Der Auftragsbearbeiter trifft die technischen und organisatorischen Massnahmen nach Anhang 1. Er darf sie weiterentwickeln, sofern das Schutzniveau nicht sinkt.

6. Unterauftragsbearbeiter

Die Verantwortliche stimmt dem Beizug der in Anhang 2 aufgeführten Unterauftragsbearbeiter zu.

Ein Wechsel oder ein zusätzlicher Beizug wird mindestens einen Monat im Voraus mitgeteilt. Die Verantwortliche kann aus wichtigen Gründen widersprechen; kommt keine Einigung zustande, kann sie den Nutzungsvertrag auf den Zeitpunkt der Änderung kündigen.

Der Auftragsbearbeiter verpflichtet Unterauftragsbearbeiter auf dieselben Pflichten und haftet für sie wie für eigenes Handeln.

7. Bekanntgabe ins Ausland

Die Daten werden in der Schweiz bearbeitet. Eine Bekanntgabe ins Ausland erfolgt nur mit vorgängiger Zustimmung der Verantwortlichen und nur unter den Voraussetzungen von Art. 16 ff. DSG.

8. Unterstützung der Verantwortlichen

Der Auftragsbearbeiter unterstützt die Verantwortliche in angemessener Weise dabei,

• Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschbegehren betroffener Personen zu beantworten,
• die Datensicherheit zu gewährleisten,
• eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen, soweit erforderlich.

Wendet sich eine betroffene Person direkt an den Auftragsbearbeiter, leitet er das Anliegen ohne Verzug an die Verantwortliche weiter und beantwortet es nicht selbst.

9. Verletzung der Datensicherheit

Stellt der Auftragsbearbeiter eine Verletzung der Datensicherheit fest, meldet er sie der Verantwortlichen ohne Verzug und stellt die Angaben bereit, die diese für ihre Meldung an den EDÖB nach Art. 24 DSG benötigt.

Die Meldung an den EDÖB und gegebenenfalls an die betroffenen Personen obliegt der Verantwortlichen.

10. Aufbewahrungspflicht der Verantwortlichen

Pflegedokumentation und Abrechnungsunterlagen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Sie richten sich nach kantonalem Recht; wo eine kantonale Regelung fehlt, gilt die allgemeine Verjährungsfrist von zehn Jahren nach OR. Bei Tod oder Personenschaden verlängert sie sich auf zwanzig Jahre (Art. 60 Abs. 1bis und Art. 128a OR).

Diese Pflicht trifft die Verantwortliche. Sie besteht über das Ende dieses Vertrags hinaus.

Solange eine Aufbewahrungspflicht besteht, geht sie einem Löschbegehren vor: Der Auftragsbearbeiter löscht in diesem Fall nicht, sondern schränkt die Bearbeitung auf das Aufbewahren ein.

11. Rückgabe und Löschung

Am Ende des Nutzungsvertrags übergibt der Auftragsbearbeiter der Verantwortlichen ihre Daten vollständig:

• die Klientendossiers als PDF, die ohne die Software Timea lesbar bleiben und für die gesetzliche Aufbewahrung bestimmt sind,
• auf Wunsch zusätzlich einen vollständigen Auszug der Datenbank.

Die Übergabe erfolgt spätestens am letzten Tag der Vertragsdauer. Sie ist im Preis inbegriffen und wird nicht gesondert verrechnet.

Mit der Übergabe geht die Aufbewahrung vollständig auf die Verantwortliche über. Der Auftragsbearbeiter führt weder ein Archiv noch einen Zugang für sie weiter.

Nach der Übergabe löscht der Auftragsbearbeiter die Daten und veranlasst ihre Löschung bei den Unterauftragsbearbeitern. Sicherungskopien werden im Rahmen des ordentlichen Sicherungsverfahrens überschrieben.

Die Löschung wird auf Verlangen schriftlich bestätigt.

12. Nachweis

Der Auftragsbearbeiter weist die Einhaltung dieser Pflichten auf Anfrage nach. Die Verantwortliche kann die Einhaltung überprüfen; Überprüfungen werden mit angemessener Vorlaufzeit angekündigt und so durchgeführt, dass der Betrieb nicht beeinträchtigt wird und die Daten anderer Organisationen unberührt bleiben.

13. Schlussbestimmungen

Änderungen bedürfen der Schriftform. Bei Widersprüchen geht dieser Vertrag dem Nutzungsvertrag vor, soweit es um die Bearbeitung von Personendaten geht. Es gilt Schweizer Recht; Gerichtsstand ist Merenschwand AG.

Anhang 1 — Technische und organisatorische Massnahmen

Aufgeführt ist, was heute umgesetzt ist.

Bereich	Massnahme
Standort	Rechenzentren von Infomaniak Network SA in der Schweiz.
Trennung der Organisationen	Eigene Datenbank und eigene Adresse je Organisation; kein gemeinsamer Datenbestand.
Übertragung	Ausschliesslich verschlüsselt (HTTPS/TLS).
Zugang	Persönliche Zugänge mit Benutzername und Passwort. Passwörter werden nur als Hashwert gespeichert und sind auch für den Anbieter nicht lesbar.
Berechtigungen	Rollenmodell: Administration und Leitung sehen alle Dossiers der Organisation, übrige Mitarbeitende nur die ihnen zugeteilten.
Nachvollziehbarkeit	Zugriffe auf Klientendaten sowie schreibende Zugriffe werden mit Person, Zeitpunkt und Datensatz protokolliert. Das gilt auch für den Bezug ganzer Dossiers.
Abrechnungsdaten	Eine erstellte Rechnung führt ihr Leistungsdetail mit; ein Nachdruck zeigt den Stand der Rechnungsstellung und nicht den heutigen Datenbestand.
Sicherung	Tägliche Sicherung der Datenbank durch den Anbieter, abgelegt ausserhalb des über das Internet erreichbaren Bereichs; die letzten vierzehn Stände bleiben erhalten. Zusätzlich führt der Betreiber der Rechenzentren eigene Sicherungen.
Archivfähigkeit	Das vollständige Klientendossier lässt sich jederzeit als PDF beziehen, das ohne die Software lesbar bleibt.
Schutz vor Auslesen	Konfigurationsdateien und Datenablagen sind für den Zugriff über das Internet gesperrt.
Support	Zugriff auf Daten einer Organisation nur auf deren Anfrage im Einzelfall.
Auswertung durch Dritte	Keine Werbe-, Analyse- oder Zähldienste.

Anhang 2 — Unterauftragsbearbeiter

Unternehmen	Leistung
Infomaniak Network SA, Genf, Schweiz	Betrieb der Rechenzentren (Anwendung, Datenbank, Sicherung, E-Mail-Versand). Beim Modul Voice zusätzlich Umwandlung von Sprache in Text über den KI-Dienst desselben Anbieters, ebenfalls in der Schweiz.

Die von der Verantwortlichen selbst beauftragte Abrechnungsstelle ist kein Unterauftragsbearbeiter des Anbieters — sie steht in einem eigenen Vertragsverhältnis zur Verantwortlichen.

Ort und Datum: ______________________________________