Datenschutzerklärung zur Anwendung

1. Wer wofür verantwortlich ist

Die Organisation, die mit Timea arbeitet, entscheidet über Zweck und Mittel der Bearbeitung. Sie ist damit Verantwortliche im Sinne des Datenschutzgesetzes.

Valentin Health Software stellt die Software bereit und bearbeitet die Daten ausschliesslich im Auftrag der Organisation. Der Anbieter ist damit Auftragsbearbeiter.

Wer Auskunft über seine Daten möchte, wendet sich deshalb an die Organisation, die ihn betreut — nicht an den Anbieter. Der Anbieter unterstützt die Organisation dabei.

2. Welche Daten bearbeitet werden

Personengruppe	Daten
Klientinnen und Klienten	Name, Adresse, Geburtsdatum, AHV-Nummer, Versicherung und Versichertennummer, Gemeinde, verordnender Arzt; Pflegedokumentation, Verordnungen, Medikation, Anamnese und Planung; erfasste Leistungen und Rechnungen. Das sind besonders schützenswerte Personendaten (Art. 5 lit. c DSG).
Mitarbeitende	Name, Kontaktangaben, Anstellungsangaben, Qualifikation, Einsatz- und Arbeitszeiten, Zugangsdaten und Berechtigungen.
Weitere Personen	Angehörige und Kontaktpersonen, verordnende Ärztinnen und Ärzte.
Nutzungsdaten	Zugriffsprotokoll (wer wann welchen Datensatz gelesen oder geändert hat), technische Serverprotokolle.

3. Wozu die Daten bearbeitet werden

• Pflegedokumentation und Pflegeplanung.
• Einsatz- und Dienstplanung.
• Leistungserfassung und Abrechnung gegenüber Krankenversicherern, Kanton und Gemeinden.
• Gesetzlich verlangte Statistiken.
• Nachvollziehbarkeit der Zugriffe und Sicherheit des Betriebs.

Die Daten werden nicht für Werbung genutzt, nicht verkauft und nicht für die Entwicklung oder das Training von KI-Modellen verwendet.

4. Wo die Daten liegen

Timea läuft bei Infomaniak Network SA in Rechenzentren in der Schweiz. Jede Organisation erhält eine eigene Datenbank; die Daten verschiedener Organisationen liegen nicht in einem gemeinsamen Bestand.

Eine Bekanntgabe ins Ausland findet nicht statt.

5. Wem Daten bekanntgegeben werden

• Krankenversicherer, Kanton, Gemeinden — im Rahmen der Abrechnung, über die von der Organisation gewählte Abrechnungsstelle. Übermittelt wird nur, was für die Rechnungsstellung nötig ist.
• Infomaniak Network SA — als Betreiberin der Rechenzentren und, beim Modul Voice, als Anbieterin des Spracherkennungsdienstes.

Weitere Bekanntgaben erfolgen nur auf Weisung der Organisation oder wenn das Gesetz es verlangt.

Zum Modul Voice: Wird das Modul Voice genutzt, wird die Sprachaufnahme zur Umwandlung in Text an den KI-Dienst von Infomaniak in der Schweiz übermittelt. Der erzeugte Text wird von der Pflegefachperson geprüft, bevor er in die Dokumentation übernommen wird. Ohne dieses Modul verlassen keine Inhalte den Timea-Server.

6. Wer im Programm was sieht

Timea kennt Rollen. Administration und Leitung sehen alle Klientendossiers ihrer Organisation; die übrigen Mitarbeitenden sehen nur die Dossiers, für deren Betreuung sie eingeteilt sind. Zugriffe auf Klientendaten werden protokolliert.

Der Anbieter greift auf Daten einer Organisation nur zu, wenn die Organisation ihn im Einzelfall darum bittet — etwa zur Fehlersuche — und dies festgehalten wird.

7. Wie lange die Daten bleiben

Pflegedokumentation und Abrechnungsunterlagen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Diese richten sich nach kantonalem Recht und betragen in der Regel zehn Jahre; bei Tod oder Personenschaden verlängert sich die Frist auf zwanzig Jahre. Solange eine Aufbewahrungspflicht besteht, werden Daten nicht gelöscht.

Danach werden sie gelöscht, sobald die Organisation es verlangt oder der Vertrag endet.

8. Wie die Daten geschützt werden

Die getroffenen Massnahmen sind in Anhang 1 des Auftragsbearbeitungsvertrags aufgeführt.

9. Rechte der betroffenen Personen

Wer von der Bearbeitung betroffen ist, kann Auskunft verlangen, Berichtigung unrichtiger Daten fordern und — soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht — Löschung verlangen. Diese Rechte sind gegenüber der Organisation geltend zu machen, die die Person betreut.

10. Änderungen

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich die Bearbeitung ändert. Massgebend ist die jeweils auf timea.ai veröffentlichte Fassung.